原始記錄作為技術(shù)記錄的一種，應(yīng)當(dāng)滿(mǎn)足所有技術(shù)記錄工作的要求，同時(shí)原始記錄的信息將直接導(dǎo)出檢測(cè)報(bào)告最終的結(jié)論。因此，原始記錄又有著其自身的特殊性。
CNAS準(zhǔn)則對(duì)原始記錄的要求
【4.13.1.2】 所有記錄應(yīng)清晰明了，并以便于存取的方式存放和保存在具有防止損壞、變質(zhì)、丟失的適宜環(huán)境的設(shè)施中。應(yīng)規(guī)定記錄的保存期。
【4.13.1.3】 所有記錄應(yīng)予安全保護(hù)和保密。
【4.13.2.1】每項(xiàng)檢測(cè)或校準(zhǔn)的記錄應(yīng)包含充分的信息，以便在可能時(shí)識(shí)別不確定度的影響因素，并確保該檢測(cè)或校準(zhǔn)在盡可能接近原條件的情況下能夠重復(fù)。記錄應(yīng)包括負(fù)責(zé)抽樣的人員、每項(xiàng)檢測(cè)和/或校準(zhǔn)的操作人員和結(jié)果校核人員的標(biāo)識(shí)。
【4.13.2.2】 觀察結(jié)果、數(shù)據(jù)和計(jì)算應(yīng)在產(chǎn)生的當(dāng)時(shí)予以記錄，并能按照特定任務(wù)分類(lèi)識(shí)別。
【4.13.2.3】 當(dāng)記錄中出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，每一錯(cuò)誤應(yīng)劃改，不可擦涂掉，以免字跡模糊或消失，并將正確值填寫(xiě)在其旁邊。對(duì)記錄的所有改動(dòng)應(yīng)有改動(dòng)人的簽名或簽名縮寫(xiě)。
原始記錄填寫(xiě)應(yīng)注意事項(xiàng)
(1)記錄更改要規(guī)范。
實(shí)驗(yàn)室原始記錄的更改五花八門(mén)，有涂改的，有刀片刮的，有紙片貼的，還有剪刀剪的，等等。這些都是不規(guī)范的記錄更改方式。記錄更改執(zhí)行杠改加標(biāo)識(shí)的原則：即在改動(dòng)數(shù)據(jù)上劃一橫杠，然后在橫杠上方填寫(xiě)更改數(shù)據(jù)，并加本人簽名或者等效標(biāo)識(shí)。
(2)記錄信息量太少，表格設(shè)計(jì)過(guò)于簡(jiǎn)單，不能真正體現(xiàn)原始。
例如某單位微生物原始記錄中，主要儀器設(shè)備沒(méi)有天平的使用原始信息，也沒(méi)有恒溫水浴鍋的信息。
環(huán)境溫度條件的記錄，對(duì)于微生物來(lái)說(shuō)，是次要的，應(yīng)該記錄的，是對(duì)實(shí)驗(yàn)室無(wú)菌條件的監(jiān)控。既然要求記錄培養(yǎng)從多少時(shí)間到多少時(shí)間，那么培養(yǎng)箱溫度就不可能一直不波動(dòng)，需要多個(gè)溫度記錄，
培養(yǎng)基需要溯源——是什么時(shí)間配置、什么企業(yè)品牌?需要記錄這些相關(guān)信息。
(3)記錄未注明依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，或者依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)年號(hào)只寫(xiě)2位。
按準(zhǔn)則的要求，檢驗(yàn)原始記錄必須注明檢驗(yàn)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)注意，無(wú)論原標(biāo)準(zhǔn)年號(hào)是兩位年號(hào)，還是四位年號(hào)，從2000年開(kāi)始，一律都改成四位年號(hào)。
(4)原始記錄試驗(yàn)日期未注明或不明確。
對(duì)于綜合試驗(yàn)的原始記錄，可能涉及的試驗(yàn)項(xiàng)目很多，而每個(gè)試驗(yàn)不可能都在同一天進(jìn)行，這時(shí)，每個(gè)單項(xiàng)試驗(yàn)應(yīng)分別有試驗(yàn)日期。
(5)對(duì)可能影響檢測(cè)結(jié)果的試驗(yàn)環(huán)境條件(包括溫濕度要求)應(yīng)在原始記錄中給予記錄。
(6)原始記錄中法定計(jì)量單位要規(guī)范使用。
錯(cuò)誤寫(xiě)法如KN，mpa，mPa等。
法定計(jì)量單位中對(duì)單位和詞頭符號(hào)的書(shū)寫(xiě)有著嚴(yán)格的規(guī)定：
(i) 單位和詞頭的符號(hào)所用字母一律為正體。
(ii)單位符號(hào)字母一般為小寫(xiě)體，但如單位名稱(chēng)來(lái)源于人名者，符號(hào)的第一個(gè)字母為大寫(xiě)體。例如：秒S；[小]時(shí)h；赫[茲]Hz；瓦[特]w；帕[斯卡]Pa。
(iii)詞頭的符號(hào)字母，當(dāng)所表示的因數(shù)小于10^6時(shí)為小寫(xiě)體，大于103時(shí)為大寫(xiě)體。例如：千10k；兆10M。
(7)原始記錄，記錄需要完整，例如對(duì)一些實(shí)驗(yàn)現(xiàn)象的描述。
(8)原始記錄簽字。
準(zhǔn)則要求在原始記錄上簽字的人是，抽樣人員（如果有），操作人員，結(jié)果校核人員的標(biāo)識(shí)。
(9)數(shù)值修約應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)要求。
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